Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Komake Oy

Yhteystiedot: Taivalvaarantie 2, 93400 Taivalkoski. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa Komake Oy / Kati Käsmä Taivalvaarantie 2, 93400 Taivalkoski, p. 08 71 71 700,  kati@hotelliherkko.com

2. Rekisteröidyt

Nettisivujen, online-varausjärjestelmän sekä puhelin- ja sähköpostimyynnin kautta saadut asiakaskontaktit.

3. Henkilötietojen käyttötarkoitus

Rekisterin pitäjä käsittelee asiakkaiden tietoja seuraavia tarkoituksia varten:

• asiakassuhteen perustaminen ja hoito
• rekisterin pitäjän palveluiden tarjoaminen asiakkaille
• varausten hoitaminen (esim. varausvahvistusten ja laskujen välittäminen asiakkaalle sähköpostilla, maksujen valvonta ja perintä)
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan sekä asiakaspalvelun kehittäminen

Rekisterinpitäjä ei luovuta henkilötietoja ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin/tutkimuksiin. Viranomaisille tietoja luovutetaan pyydetyissä tapauksissa.

4. Rekisteriin tallennettavat henkilötiedot

Asiakasrekisteri sisältää seuraavat tiedot:

• nimi, osoite, puhelinnumero sekä mahdollinen sähköpostiosoite

Asiakastiedot

• tiedot ostetuista tuotteista / palveluista (esim. tiedot majoitus- ja ravintolavarauksista)
• asiakkaan maksutapa- ja käyttäytymistiedot (mm. maksuviitetiedot) sekä laskutustiedot
• asiakaspalautetiedot; asiakkaiden tyytyväisyystiedot, palaute rekisterinpitäjän palveluista ja muut asiakkaan suostumuksella saadut tiedot. Nettisivujen kautta/sähköpostilla saatu palaute.
• tieto kuulumisesta rekisterinpitäjän ja sen kanssa yhteistyösopimuksen tehneiden yritysten asiakasjärjestelmiin.
• muut asiakkaan suostumuksella kerättävät tiedot (esim. asiakkaan ilmoittama liikuntarajoite tai sairaus (ruoka-aineallergia tms), joka on tarpeellinen hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi).

5. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet, joiden käyttämistä koskevat pyynnöt tulee tehdä osoitteeseen sales@hotelliherkko.com

• Rekisteröity voi tarkistaa tallentamamme henkilötiedot.
• Rekisteröity voi pyytää oikaisemaan häntä koskevat virheelliset tai puutteelliset tiedot. Rekisteröity voi vastustaa henkilötietojen käsittelyä, mikäli kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
• Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin.
• Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojen poistamista, jos tietojen käsittely ei ole tarpeen. Käsittelemme poistopyynnön, jonka jälkeen joko poistamme tiedot tai ilmoitamme perustellun syyn, miksi tietoja ei voida poistaa.

On huomioitava, että rekisterinpitäjällä voi olla lakisääteinen tai muu oikeus olla poistamatta pyydettyä tietoa. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineisto Kirjanpitolaissa (luku 2, 10 §) määritellyn ajan (10 vuotta) mukaisesti. Tämän vuoksi kirjanpitoon liittyvää aineistoa ei voida poistaa ennen määräajan umpeutumista.

Suostumuksen peruuttaminen. Jos rekisteröityä koskeva henkilötietojen käsittely perustuu ainoastaan suostumukseen, eikä esim. asiakkuuteen tai jäsenyyteen, voi rekisteröity peruuttaa suostumuksen. Rekisteröity voi valittaa päätöksestä tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rajoitamme kiistanalaisten tietojen käsittelyä siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistua. Valitusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle kantelu, jos hän kokee, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: www.tietosuoja.fi

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja kerätään käyttäjiltä itseltään rekistöitymistilantessa, käyttäessä palvelua tai osallistuessa muutoin www-sivulla toteutettuun tietoja edellyttävään toimintoon tai antaessaan tietoja puhelin, sähköposti tai tiskiltä myyntitilanteessa. Tämän lisäksi tietoja voidaan kerätä asiakaspalautelomakkeelta.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja ei pääsääntöisesti luovuteta markkinointitarkoituksiin Komake Oy:n ulkopuolelle. Pyydettäessä asiakastietoja luovutetaan lain määräämille viranomaisille. Olemme varmistaneet, että kaikki palveluntarjoajamme noudattavat tietosuojalainsäädäntöä.

Käytämme seuraavaa palveluntarjoajaa: Hotellinx Systems Ltd. (Hotel management software)

8. Käsittelyn kesto

• Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti sen aikaa kun asiakkuus on voimassa.

9. Henkilötietojen käsittelijät

Rekisterinpitäjä ja tämän työntekijät käsittelevät henkilötietoja. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

10. Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

11. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Emme käytä tietoja automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

12. Rekisterin suojausperiaatteet

Järjestelmässä sijaitsevaan rekisteriin on käyttöoikeus vain Komake Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä. Mökinomistajilla ja mökkien huoltajilla on käyttöoikeus niihin asiakastietoihin, jotka kohdistuvat heidän omiin kohteisiinsa. Rekisterissä olevat tiedot sijaitsevat Hotellinx Systems Ltd:n  palvelimella. Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Komake Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu. Jos palvelimelle tallennetusta rekisteristä tulostetaan manuaalista aineistoa, aineisto säilytetään lukitussa tilassa. Ainoastaan rekisterinpitäjällä sekä lain määräämillä viranomaisilla on käyttöoikeus aineistoon.

13. Tarkastusoikeus, kielto-oikeus ja oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa hänestä rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia virheellisen tiedon korjaamista ja/tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistoa “oikeus tulla unohdetuksi”. Poikkeuksena Komake Oy:ä sitovat velvoitteet, esimerkiksi kirjanpitolaki. Yllä mainittujen oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Komake Oy toimittaa kirjallisen vastauksensa asiakkaalle 30 päivän kuluessa siitä, kun kirjallinen pyyntö on saapunut.

14. Evästeet (cookies)

Rekisterinpitäjä käyttää sivuillaan evästeitä. Evästeet ovat pieniä tiedostoja, jotka tallennetaan asiakkaan tietokoneelle. Kun vierailet sivustolla seuraavan kerran, selaimesi lukee evästeen ja välittää tiedot takaisin verkkosivulle tai kohteelle, joka asetti evästeen. Evästeitä käytetään mm. tilastointiin, käyttökokemuksen parantamiseen sekä mainonnan kohdentamiseen. Evästeet voi poistaa käytöstä muuttamalla selaimen asetuksia. Evästeiden käytöstä poistaminen voi heikentää palvelun toimivuutta ja käyttökokemusta. Käyttämällä verkkopalveluamme asiakas hyväksyy evästeiden käytön. Rekisterinpitäjä käyttää kolmansien osapuolien tarjoamia seurantajärjestelmiä (esim. Google Analytics), jotka käyttävät myös evästeitä. Nämä evästeet tallennetaan myös asiakkaan koneelle ja ne mahdollistavat nettisivun käytön analysoinnin. Evästeiden kautta saadut tiedot rekisterinpitäjän sivuston käytöstä sisältäen IP-osoitteen siirretään ja tallennetaan kolmansien osapuolien serverille.